La mancata indicazione degli estremi del documento oggetto di istanza di accesso non ne giustifica il rigetto

Gli uffici delle Pubbliche Amministrazioni devono sempre fornire la più ampia collaborazione ai cittadini che presentano una richiesta di accesso agli atti.
Per questa ragione, anche qualora nella richiesta non venga specificata l’esatta data del documento, è sempre necessario che il dipendente pubblico si attivi al fine di individuare il documento oggetto dell’istanza ostensiva.
Lo ha chiarito il TAR Puglia, Bari (Sez. I) nella sentenza del 16 ottobre 2025, n. 1146.

Il caso trattato

Nel caso affrontato, il ricorrente aveva sottoscritto un contratto di lavoro con una Università.
L’interessato sosteneva di aver subito un demansionamento e, per tutelare gli effetti del danno subito, chiedeva di accedere al provvedimento con il quale era stato destinato al suddetto lavoro demansionante.
Tuttavia, nel formulare la richiesta, dichiarava di non avere memoria della data riportata nel suddetto documento.
L’interessato ricordava solo che l’assegnazione era avvenuta a seguito di una riunione del Consiglio di Dipartimento, avvenuta in una specifica fascia temporale.
L’Amministrazione chiedeva all’interessato di integrare l’istanza, precisando la data del documento.
Il ricorrente, non avendo memoria dell’esatta data della risalente deliberazione, per superare l’impasse, aveva proposto nuova istanza, chiedendo di poter avere accesso a tutte le delibere assunte dal Consiglio in una fascia temporale di 3 anni, al fine di poter individuare quella riguardante la comunicazione del ridetto ordine di servizio. L’Università resistente respingeva la richiesta di accesso agli atti ritenendola inammissibile per assoluta genericità ed indeterminatezza.
L’interessato ricorreva contro il provvedimento di rigetto dell’istanza, precisando che, secondo giurisprudenza, l’onere di specificazione dei documenti per i quali si esercita il diritto di accesso non implica la formale indicazione di tutti gli estremi identificativi (organo emanante, numero di protocollo, data di adozione dell’atto), ma può ritenersi assolto anche solo con l’indicazione dell’oggetto e dello scopo proprio dell’atto in questione.
Inoltre, riteneva che la propria richiesta (riferita agli atti di un arco di tempo triennale) non potesse ritenersi “massiva”, in quanto riguardava un documento specifico, ossia uno dei verbali del Consiglio di Dipartimento, precisamente quello che conteneva l’ordine di servizio a lui impartito nel corso della riunione.
L’Università, dal canto suo, aveva sostenuto che il reperimento della documentazione richiesta sarebbe stato tutt’altro che agevole, in quanto i verbali richiesti erano stati adottati ormai quasi trent’anni prima.
I documenti, disponibili solo in formato cartaceo, avrebbero potuto essere recuperati solo a costo di uno smisurato spiegamento di forze, anche considerato che il Consiglio di Dipartimento si riuniva con cadenza pressochè mensile.
A ciò si aggiungeva, ad avviso dell’Ateneo, una questione di tutela della privacy di possibili controinteressati, nonché la sostanziale inutilità del documento per le finalità esposte dal ricorrente.

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